NORDIK is registered as an association in Finland, which means that the official regulations are in Finnish, and that the management of the association will follow Finnish legislation for associations. Do not despair if you do not read Finnish – a translation of the regulations into English is on its way and will be published here as soon as it is ready!
NORDIK SÄÄNNÖT
1. Yhdistyksen nimi, kotipaikka ja kielet
Yhdistyksen nimi on NORDIK- The Nordic Association for Art Historians ja sen kotipaikka on Helsinki, Suomi. Yhdistyksen kieliä ovat suomi, ruotsi, norja, tanska, islanti, norja ja englanti. Pöytäkirjakieliä ovat suomi ja englanti.
2. Yhdistyksen tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on edistää Pohjoismaissa toimivien taidehistoroitsijoiden välistä yhteistyötä, välittää tietoa ja toimia pohjoismaisen ja kansainvälisen taidehistoriayhteisön välisten kontaktien edistämiseksi. Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää Nordik-konferenssin ja auttaa muiden kongrenssien ja symposiumien järjestämisessä, julkaisee informatiivisia julkaisuja sekä tekee aloitteita, jotka koskevat tutkimusta tai tutkijakoulutusta.
3. Jäsenet
Yhdistys on kansainvälinen ja sen jäseniksi voidaan hyväksyä sekä suomalaisia että muiden maiden kansalaisia, taidehistorioitsijoita ja muita taidehistoriasta kiinnostuneita. Yhdistykseen jäseneksi voi liittyä jokainen, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja säännöt. Jäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen hallitus. Yhdistyksen jäsen on oikeutettu eroamaan yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa pöytäkirjaan merkittäväksi.
4. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, jonka yhdistyksen vuosikokous valitsee kolmeksi vuodeksi kerrallaan. Hallitukseen kuuluu kaikkiaan kymmenen (10) jäsentä sekä viisi (5) varajäsentä. Hallitukseen pyritään valitsemaan kaksi jäsentä ja yksi varajäsen kustakin Pohjoismaasta eli Suomesta, Ruotsista, Norjasta, Tanskasta ja Islannista. Hallituksen jäsen voidaan valita korkeintaan kahdeksi peräkkäiseksi kolmivuotiskaudeksi. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Yhdistyksen sihteeri voidaan valita hallituksen keskuudesta tai hallituksen ulkopuolelta.
Jos hallituksen jäsen eroaa kesken toimikauden, hänen tilallaan toimii ensisijassa samaa Pohjoismaata edustava varajäsen, muuten muuta maata edustava varajäsen. Hallitus on päätösvaltainen kun vähintään viisi (5) jäsentä hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä kokouksessa. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan kutsusta. Hallituksen kokoukset on kutsuttava koolle viimeistään 7 päivää ennen kokousta sähköpostitse. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
5. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri yksin.
6. Tilikausi ja tilintarkastus
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Yhdistykselle on valittava yksi tilintarkastaja/toiminnantarkastaja ja yksi varatilintarkastaja/varatoiminnantarkastaja.
Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille/toiminnantarkastajille viimeistään kuukausi ennen vuosikokousta. Tilintarkastajan/toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen vuosikokousta tai yleiskokousta hallitukselle.
7. Yhdistyksen kokous ja kokousten koollekutsuminen
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä tammi-maaliskuussa. Kokouskutsu sekä luettelo asioista joita kokouksessa käsitellään lähetetään viimeistään kaksi viikkoa ennen kokouksta sähköpostitse. Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana. Asiasta on siinä tapauksessa oltava maininta kokouskutsussa.
Ylimäräinen kokous pidetään hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä tai jos vähintään 1/10 yhdistyksen äänivaltaisista jäsenistä niin hallitukselta pyyttää. Ylimääräinen kokous kutsutaan koolle samalla tavalla kuin sääntömääräinen vuosikokous.
8. Vuosikokous
Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokous aloitetaan
2. valitaan kokoukselle puheenjohtaja, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään hallituksen laatima toimintakertomus edelliseltä toimikaudelta,
6. esitetään taloudenhoitajan laatima tilinpäätös taseineen,
7. esitetään tilintarkastajien/toiminnantarkastajien lausunto,
8. päätetään tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle edelliseltä toimikaudelta,
9. Joka kolmas vuosi valitaan hallituksen jäsenet seuraavaksi kolmen vuoden toimikaudeksi. Valitaan lisäksi taloudenhoitaja,yksi tilintarkastajaa/toiminnantarkastajaa ja hänelle yksi varamies,
10. käsitellään hallituksen laatima toimintasuunnitelma ja budjetti seuraavalle toimikaudelle,
11. Joka kolmas vuosi esitetään, missä seuraava NORDIK-konferenssi järjestetään,
12. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.
9. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kahden kolmanneksen (2/3) enemmistöllä luettuna äänestyksessä annetuista äänistä. Päätös yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa tai sitä lakkautettaessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.
NORDIK The Nordic Association for Art Historians 